«Kan vi si ja til dette oppdraget?» – et rammeverk for beslutningen
Forespørselen kommer på en torsdag, kunden vil ha svar før helgen, og du har ikke tallene foran deg. Her er et rammeverk som tar fem minutter.
De fleste dårlige oppdrag ble ikke tatt fordi noen var uforsiktig. De ble tatt fordi svaret hastet, og fordi alternativet – å si nei til omsetning – føltes verre enn risikoen man ikke kunne kvantifisere der og da.
Et rammeverk hjelper ikke fordi det gir riktig svar hver gang. Det hjelper fordi det gjør vurderingen lik fra gang til gang, slik at dere kan lære av den.
1. Når må arbeidet gjøres – ikke når kan det gjøres
Det første spørsmålet er ikke om dere har kapasitet, men når kapasiteten må være der. Et oppdrag på 200 timer med leveranse om fire måneder er en helt annen sak enn 200 timer med leveranse om seks uker. Plasser arbeidet i tid før du vurderer volum.
2. Hvem kan faktisk gjøre det
Teamkapasitet er en illusjon hvis arbeidet krever én spesifikk person. Et team på ti med 30 prosent ledig kapasitet hjelper ikke hvis alle de ledige timene ligger hos folk som ikke kan levere denne typen arbeid. Vurder kapasitet på personnivå for de kritiske rollene, og på teamnivå for resten.
3. Hva er netto ledig tid i den perioden
Her feiler de fleste vurderinger. Avtalt arbeidstid er ikke tilgjengelig tid. Trekk fra ubetalt lunsj, planlagt ferie, faste interne møter, mentortid for nyansatte og alt som allerede er forpliktet i andre prosjekter. Det som gjenstår er tallet du kan love bort.
Et ja basert på brutto kapasitet er ikke et ja. Det er et løfte om overtid som ingen ennå har blitt spurt om.
4. Hva skjer med det som allerede ligger der
Et tilbud underveis
Interessert i temaer som dette?
Én tanke om gangen, over to uker: hvorfor kalenderen lyver, hva netto kapasitet egentlig er, og hvordan du sier ja eller nei med tall i hånden. Ingen salgsmaskin.
Nye oppdrag konkurrerer alltid med eksisterende. Spørsmålet er ikke bare om det nye passer, men hvilke frister som flytter seg hvis det gjør det. Hvis svaret er «vi vet ikke», er det verdt å bruke ti minutter på å finne ut av det – konsekvensen av å oppdage det i etterkant er en telefon til en eksisterende kunde.
5. Hva er nedsiden hvis estimatet bommer med 30 prosent
Estimater bommer. Det interessante er ikke om de bommer, men om organisasjonen tåler det. Hvis en overskridelse på 30 prosent betyr en travel uke, er det håndterbart. Hvis den betyr at tre andre prosjekter sklir, er oppdraget for stort for kapasiteten dere har akkurat nå.
Fra rammeverk til rutine
Rammeverket over tar fem minutter hvis tallene finnes. Det tar to dager hvis de må samles inn manuelt fra kalendere, timelister og prosjektplaner – og det er grunnen til at det som regel ikke blir gjort.
Verdien ligger ikke i å si nei oftere. De fleste selskaper som får oversikt oppdager at de kan si ja til mer enn de trodde, fordi de slutter å legge inn ubevisste sikkerhetsmarginer. Verdien ligger i at ja-et er dekket.
